PDF schwärzen: Namen, Telefonnummern und IBAN dauerhaft entfernen

So funktioniert es

Tippen oder klicken Sie auf das Feld, um Ihr PDF auszuwählen, und geben Sie die zu schwärzenden Wörter durch Kommas getrennt ein. Ein typischer Fall: Sie wollen ein Urteil, einen Mietvertrag oder einen Kundenschriftverkehr weitergeben, doch Name, Telefonnummer und Bankverbindung einer Person dürfen nicht lesbar sein. Geben Sie "Max Mustermann, 0170 1234567" ein und stellen Sie die Suchvorlagen auf E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBAN. Nach dem Tippen auf "Schwärzen" durchsucht das Werkzeug den Text jeder Seite, löscht die passenden Buchstaben aus dem Dokument und setzt an ihre Stelle einen schwarzen Balken. Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen spielen keine Rolle: "max mustermann" findet auch "MAX MUSTERMANN". Der Rest der Zeile bleibt an seinem Platz. Die Ergebniszeile nennt die Treffer je Seite; wird nichts gefunden, erhalten Sie die Datei unverändert zurück. Öffnen Sie das Ergebnis und versuchen Sie, an der geschwärzten Stelle Text zu markieren oder mit Strg+F zu suchen: Der gelöschte Text ist weg. Text in eingescannten Seiten ist ein Bild und wird nicht gefunden.

Dieses Werkzeug ist auch als pdf schwaerzen, text in pdf schwaerzen, namen in pdf unkenntlich machen, pdf personenbezogene daten entfernen bekannt.

Was ist Schwärzung?

Schwärzen heißt, vertrauliche Angaben so aus einem Dokument zu entfernen, dass sie nicht wiederherstellbar sind. Eine echte Schwärzung erledigt zwei Dinge: Der Text der Angabe wird aus der Datei gelöscht, und ein schwarzer Balken zeigt dem Leser, dass hier etwas entfernt wurde. Ein schwarzes Rechteck allein ist keine Schwärzung, denn der Text darunter steht weiter in der Datei und lässt sich herauskopieren. Müssen personenbezogene Daten nach der DSGVO vor der Weitergabe eines Dokuments entfernt werden, gelingt das nur mit einer Schwärzung in diesem vollen Sinn.

Was ist Textebene eines PDFs?

Ein PDF hat eine Textebene, wenn seine Buchstaben als Zeichencodes und nicht als Bild gespeichert sind. PDFs aus Word, Excel oder einer Webseite haben eine: Sie können den Text markieren, durchsuchen und kopieren, weil er Buchstabe für Buchstabe auf der Seite steht. Dieses Werkzeug sucht die zu schwärzenden Wörter in dieser Ebene, löscht die gefundenen Buchstaben und zeichnet an ihre Stelle einen schwarzen Balken. Auf dem Kopierer eingescannte oder mit dem Handy fotografierte Seiten haben keine Textebene; die Wörter sind Teil eines Bildes, das Werkzeug findet dort nichts und sagt das.

Was ist der Unterschied zwischen echter Schwärzung und einem schwarzen Kasten?

Ein schwarzer Kasten (eine Form in Word, ein Rechteck-Kommentar im PDF-Programm oder eine schwarze Hervorhebung) verdeckt nur die Ansicht: Der Text darunter bleibt in der Datei. Wer die Stelle markiert und kopiert, mit Strg+F sucht oder den Kommentar löscht, liest die Angabe; auf genau diesem Weg sind schon Daten aus veröffentlichten Gerichtsakten und Behördenberichten gesickert. Bei echter Schwärzung wird der Text aus dem Dokument entfernt, der Balken markiert nur die Lücke. Dieses Werkzeug macht Letzteres und wirft auch den alten Seiteninhalt aus der Datei, damit der Text nicht verwaist darin liegen bleibt.

Warum ein schwarzer Kasten nicht reicht

Eine PDF-Seite besteht aus Ebenen: Der Text liegt auf einer, eine später eingefügte Form oder ein Kommentar darüber. Ein schwarzer Kasten obenauf verdeckt die Wörter am Bildschirm und auf Papier, doch die Buchstaben darunter stehen unverändert in der Datei. Text an der Stelle des Kastens markieren und in eine E-Mail einfügen, die Datei nach Word umwandeln oder den Namen in die Suchleiste tippen bringt die Angabe zurück, und die meisten PDF-Programme löschen einen Kommentar mit einem Klick.

Dieses Werkzeug entfernt die Buchstaben aus der Textebene. Jeder gelöschte Buchstabe wird durch eine Lücke exakt gleicher Breite ersetzt, damit der Rest der Zeile an seinem Platz bleibt, und über die Lücke kommt ein schwarzer Balken. Danach liest das Werkzeug das Ergebnis mit einer unabhängigen PDF-Engine erneut; ist ein Treffer noch extrahierbar, wird diese Seite in ein Bild umgewandelt und geschwärzt, und die Ergebniszeile sagt es. Der geschwärzte Text ist damit weder extrahierbar noch in den Bytes der Datei vorhanden.

Was wird geschwärzt, was nicht?

Geschwärzt werden: jeder Treffer im Seitentext (auch Überschriften, Fußnoten, Tabellenzellen und Text in eingebetteten Grafiken), Werte in Formularfeldern samt Darstellung, der Text von Kommentaren und Notizen, Lesezeichen sowie Titel, Autor und Thema in den Dokumenteigenschaften. Kommt ein Begriff in den XMP-Metadaten vor, wird das ganze Paket gelöscht. Die Telefonvorlage erfasst Nummern mit 9 bis 15 Ziffern, die mit +, 0 oder einer Klammer beginnen, und lässt Datumsangaben und Beträge in Ruhe; die IBAN-Vorlage nimmt nur IBAN mit gültiger Prüfziffer.

Nicht geschwärzt werden: Text in eingescannten oder fotografierten Seiten (er ist ein Bild), an das PDF angehängte Dateien und Unterschriftsbilder. Bei manchen alten Schriften, die Buchstaben als eigene Zeichnungen statt als Standardzeichen ablegen, wandelt das Werkzeug die Seite in ein Bild um; dort ist Text dann nicht markierbar. Eine elektronische Signatur wird ungültig, weil sich das Dokument ändert. Das Werkzeug findet nur, was Sie eingeben; Steuer-ID oder Ausweisnummer tragen Sie also selbst ein.

Häufige Fragen

Wie kann ich in einer PDF kostenlos schwärzen?

Wählen Sie die Datei auf dieser Seite aus, geben Sie das Wort ein und tippen Sie auf "Schwärzen"; jedes Vorkommen wird aus dem Dokument gelöscht und schwarz abgedeckt. In Acrobat liegt die Funktion unter Werkzeuge › Schwärzen und setzt die kostenpflichtige Version voraus; ein Rechteck in einem kostenlosen Programm verdeckt den Text nur.

Lässt sich geschwärzter Text wiederherstellen?

Nein. Die Buchstaben werden aus dem Dokument gelöscht, und der alte Seiteninhalt bleibt nicht in der Datei; Kopieren, Suchen, Textextraktion oder die Umwandlung nach Word bringen ihn nicht zurück. Bewahren Sie deshalb das Original auf: Rückgängig machen lässt sich eine Schwärzung nur mit dem ungeschwärzten Original.

Kann ich ein eingescanntes PDF schwärzen?

Mit diesem Werkzeug nicht: In einer eingescannten Seite sind die Wörter Teil eines Bildes und lassen sich nicht als Buchstaben suchen. Das Werkzeug erkennt das, lässt die Datei unverändert und meldet die fehlende Textebene. Lassen Sie den Scan zuerst durch eine Texterkennung (OCR) laufen oder decken Sie die Angaben auf Papier ab und scannen Sie neu.

Werden die zu schwärzenden Angaben irgendwohin gesendet?

Nein. Suchen, Löschen und das Neuschreiben der Datei geschehen in Ihrem Browser; weder das Dokument noch die eingegebenen Namen und Nummern verlassen Ihr Gerät. Eine Datei zum Schutz personenbezogener Daten auf einen Server zu laden, würde den Zweck verfehlen.