Excel (XLSX) in XML umwandeln

So funktioniert es

Tippen oder klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Ihre Excel-Datei aus. Stehen in der ersten Zeile Spaltenüberschriften wie Name, Betrag, Datum, lassen Sie die Voreinstellung stehen: Jede Überschrift wird zum Namen eines XML-Elements, jede weitere Zeile zu einem <datensatz>. Aus einer Kundenliste mit drei Spalten und 200 Zeilen entsteht so eine XML-Datei mit 200 <datensatz>-Elementen, in denen jeweils <Name>, <Telefon> und <Ort> stehen. Leerzeichen und Satzzeichen in Überschriften werden zu Unterstrichen ("Preis (netto)" wird zu Preis__netto_), vor eine Überschrift, die mit einer Ziffer beginnt, kommt ein Unterstrich; wie viele Überschriften angepasst wurden, steht in der Ergebniszeile. Datumszellen werden als Jahr-Monat-Tag geschrieben (2023-03-15), Zahlen mit Dezimalpunkt (1250.5) statt des im Deutschen üblichen Kommas, WAHR/FALSCH als true/false — so liest ein Programm die Datei ohne weitere Einstellungen. Bei mehreren Tabellenblättern bringt "Alle Blätter" jedes Blatt in ein eigenes <blatt>-Element derselben Datei.

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Was ist XML?

XML ist ein Textformat, das jeden Wert zwischen ein öffnendes und ein schließendes Tag setzt, etwa <Name>Müller</Name>. Es wurde für den Datenaustausch zwischen Programmen entworfen: Die elektronische Rechnung XRechnung, Bankformate wie SEPA, Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme erwarten Daten in dieser Form. Im Editor lässt sich eine XML-Datei lesen, ihre Stärke ist aber die eindeutige Struktur: Jeder Wert trägt in seinem Tag den Namen des Feldes, zu dem er gehört; Spaltenreihenfolge und Trennzeichen spielen keine Rolle mehr. Dieses Werkzeug macht aus jeder Excel-Zeile einen solchen Datensatz mit benannten Feldern.

Was ist Elementname?

Der Elementname ist der Name im Tag, das einen Wert umschließt; in <Betrag>1250.5</Betrag> ist Betrag der Elementname. XML erlaubt darin weder Leerzeichen noch Anführungszeichen und die meisten Satzzeichen nicht; ein Name darf weder mit einer Ziffer noch mit den Buchstaben xml beginnen. Das Werkzeug passt Ihre Überschriften selbst an diese Regeln an: Leerzeichen und Sonderzeichen werden zu Unterstrichen, vor eine führende Ziffer kommt ein Unterstrich, und taucht dieselbe Überschrift in zwei Spalten auf, erhält die zweite den Zusatz _2. Umlaute bleiben, denn ä, ö, ü und ß sind in XML-Namen zulässig. Fehlt eine Überschrift, heißt die Spalte spalte1, spalte2 und so weiter. Welche Namen geändert wurden, zeigt die Ergebniszeile.

Was ist der Unterschied zwischen XML und CSV?

Eine CSV besteht aus Zeilen, deren Werte durch Komma oder Semikolon getrennt sind: klein, schnell und in Excel direkt zu öffnen. Zu welcher Spalte ein Wert gehört, ergibt sich aber nur aus seiner Position, und Trennzeichen, Anführungszeichen und Dezimalzeichen sind von Land zu Land verschieden — ein deutsches Excel und ein amerikanisches Programm lesen dieselbe Datei unterschiedlich. In XML steckt jeder Wert in einem benannten Tag, die Spaltenreihenfolge ist gleichgültig, verschachtelte Strukturen wie mehrere Blätter in einer Datei sind möglich, und die Datei erklärt sich selbst. Der Preis ist die Größe: Dieselbe Tabelle wird als XML um ein Mehrfaches länger. Faustregel: Für Menschen und Excel CSV, für Programme und Schnittstellen XML.

Warum Datum und Zahlen anders aussehen als in Excel

Die XML-Datei liest ein Programm, kein Mensch; deshalb hält das Werkzeug die Schreibweise fest. Ein Datum, das Excel als 15.03.2023 anzeigt, steht im XML als 2023-03-15 (ISO 8601); trägt die Zelle eine Uhrzeit, wird daraus 2023-03-15T14:30:00. Eine Zahl, die Excel als 1.250,50 € zeigt, wird zu 1250.5 — mit Dezimalpunkt statt Komma und ohne Tausenderpunkt. Das ist für deutsche Augen ungewohnt, aber genau die Form, die Datenbanken, Schnittstellen und Programmiersprachen erwarten; ein Komma würden viele davon als Trennzeichen missverstehen. Eine Prozentzelle mit 15 % wird zu 0.15, weil das der gespeicherte Wert ist. WAHR und FALSCH werden zu true und false, Fehlerzellen wie #NV erscheinen mit dem Text, den Excel anzeigt.

Diese Festlegung ist Absicht: Eine landesübliche Schreibweise — Dezimalkomma, Tag.Monat.Jahr — wechselt von Land zu Land und wird auf der Gegenseite falsch gelesen. Wenn Sie die Tabelle so ausgeben möchten, wie Excel sie anzeigt, ist das die Aufgabe des XLSX-in-CSV-Werkzeugs dieser Seite; dort sind Datums- und Zahlenschreibweise wählbar.

Leere Zellen, leere Zeilen und mehrere Tabellenblätter

Eine leere Zelle wird nicht ausgelassen, sondern als leeres Element geschrieben (<Telefon></Telefon>); so hat jeder Datensatz dieselbe Zahl von Feldern, und ein Programm findet in jeder Zeile denselben Aufbau. Völlig leere Zeilen am Tabellenende — formatierte, aber inhaltsleere Zeilen kommen in Dateien häufig vor — werden verworfen; eine leere Zeile mitten in der Tabelle bleibt als leerer Datensatz stehen, löschen Sie sie am besten in Excel und wandeln Sie erneut um. Spaltenbreiten, Zellfarben und Formeln gelangen nicht ins XML; bei einer Formelzelle wird das zuletzt berechnete Ergebnis übernommen.

Mit "Alle Blätter" erhält jedes Tabellenblatt unter dem Wurzelelement ein eigenes Element <blatt name="Januar">, in dem seine Datensätze stehen; die Überschriftenzeile wird je Blatt gelesen, die Blätter dürfen also unterschiedliche Spalten haben. Ein leeres Blatt erzeugt nichts. Wurzel- und Zeilenelement sind frei benennbar: Erwartet das Zielsystem etwa <kunden> mit <kunde> darin, tragen Sie die beiden Namen in die Felder ein — sie durchlaufen dieselbe Namensprüfung wie die Überschriften.

Häufige Fragen

Erzeugt das Werkzeug ein bestimmtes XML-Schema (XRechnung, SEPA, UBL)?

Nein. Die Ausgabe ist eine flache, gleichmäßige Struktur: ein Wurzelelement, je Zeile ein Datensatz-Element, je Spalte ein Feld. XRechnung, SEPA-Überweisungsdateien oder UBL verlangen feste Elementnamen, Verschachtelung und Namensräume; das leistet nur ein Programm, das für genau dieses Schema geschrieben wurde. Für einfache, listenförmige Schemata reicht es aber oft, Wurzel- und Zeilenelement so zu benennen, wie das Zielsystem sie erwartet, und die Überschriften nach dessen Feldnamen zu schreiben.

Warum sehen meine Überschriften im XML anders aus?

XML-Elementnamen dürfen keine Leerzeichen, Anführungszeichen oder Klammern enthalten und nicht mit einer Ziffer beginnen. Statt eine solche Überschrift zu verwerfen, passt das Werkzeug sie an: Aus "Preis (netto)" wird Preis__netto_, aus "2024" wird _2024. Umlaute und ß bleiben unverändert, sie sind in XML-Namen erlaubt. Die Ergebniszeile nennt die Zahl der angepassten Überschriften und zeigt die ersten drei als alt → neu. Schreiben Sie die Überschriften in Excel von vornherein ohne Leer- und Sonderzeichen, ändert sich nichts.

Kann ich eine alte .xls-Datei oder eine .ods-Datei aus LibreOffice verwenden?

Ja. Neben .xlsx und .xlsm liest das Werkzeug das .xls-Format von Excel 97–2003 und das .ods-Format von LibreOffice und OpenOffice. Eine kennwortgeschützte Datei lässt sich nicht öffnen; heben Sie den Schutz in Excel auf und speichern Sie neu. Eine CSV-Datei öffnen Sie zuerst in Excel und speichern sie als .xlsx — oder Sie nehmen nacheinander die Werkzeuge CSV in JSON und JSON in XML.

Wird meine Excel-Datei auf einen Server übertragen?

Nein. Öffnen der Arbeitsmappe, Auslesen der Zellen und Schreiben der XML-Datei laufen komplett im Browser; die Arbeitsmappe bleibt auf Ihrem Gerät. Bei Kundenlisten, Gehaltstabellen oder Rechnungsposten ist das der entscheidende Punkt. Nach dem Laden der Seite können Sie die Internetverbindung trennen; die Umwandlung läuft trotzdem.