XML in Excel (XLSX) umwandeln

So funktioniert es

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und die kommen oft als XRechnung: eine XML-Datei statt eines PDFs. Um die Positionen in Excel zu prüfen, öffnen Sie die Datei im Editor (Rechtsklick → Öffnen mit → Editor), markieren alles, kopieren es und fügen es in das linke Feld ein. Das Werkzeug macht das wiederholte Element zur Zeile: Im Beispiel wird jede cac:InvoiceLine eine Zeile, Menge, Betrag und Artikelname werden Spalten, Attribute wie unitCode und currencyID erhalten eigene Spalten mit @. Die Ergebniszeile nennt das gewählte Element; hat eine Rechnung mehr Hinweise (cbc:Note) als Positionen, tragen Sie InvoiceLine in das Feld ein. „Herunterladen“ liefert eine echte .xlsx-Datei. Standardmäßig bleiben alle Werte Text, damit die Postleitzahl 01067 ihre führende Null behält. Mit „Punkt-Dezimalzahlen als Zahl“ werden Beträge wie 159.80 zu echten Zahlen, die deutsches Excel als 159,80 anzeigt und summieren kann. Rechts steht dieselbe Tabelle als tabulatorgetrennter Text, den Sie auch direkt in ein offenes Blatt einfügen können.

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Was ist XLSX?

XLSX ist das Arbeitsmappenformat von Excel seit 2007: ein gezipptes Paket aus XML-Dateien, eine pro Tabellenblatt. Anders als CSV speichert es den Typ jeder Zelle (Text oder Zahl) und Einstellungen wie die Spaltenbreite. Deshalb bleibt 01067 als Text erhalten, und Spalten verrutschen nicht, egal mit welchen Regionseinstellungen die Datei geöffnet wird. LibreOffice Calc, Google Tabellen und Numbers öffnen XLSX ebenfalls.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen: eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, wahlweise in UBL- oder CII-Syntax. Menschen sehen sie nur über einen Viewer; die Daten stehen in benannten Elementen wie cbc:ID für die Rechnungsnummer oder cac:InvoiceLine für jede Position. Die Präfixe cbc:, cac: und ram: kennzeichnen Namensräume; dieses Werkzeug behält sie in den Spaltennamen.

Was ist der Unterschied zwischen XML und Excel (XLSX)?

XML beschreibt Daten als verschachtelte Elemente und ist für Programme gedacht; ein Datensatz hat drei Unterfelder, der nächste fünf. Excel legt alles in Zeilen und Spalten, damit Menschen filtern, sortieren und summieren können. Beim Umwandeln wird der Baum abgeflacht: Verschachteltes erhält einen langen Spaltennamen wie cac:Item.cbc:Name, ein fehlendes Feld bleibt eine leere Zelle. Zum Prüfen und Rechnen nehmen Sie XLSX; soll die Rechnung zurück in ein System, bleibt es beim XML.

Wann ein Wert Zahl wird und wann er Text bleibt

XML kennt keinen Zahlentyp: In <Betrag>159.80</Betrag> steht nur Text. Excel unterscheidet dagegen streng. Eine Zahlenzelle lässt sich summieren, aber Excel entfernt führende Nullen und behält nur 15 gültige Stellen; Postleitzahlen, Telefonnummern und lange Kennungen gehen so kaputt. Deshalb bleibt standardmäßig alles Text.

Mit „Punkt-Dezimalzahlen als Zahl“ wird nur die Zahlenschreibweise von XML umgewandelt: Werte wie 159.80, 273 oder -15.5, mit Punkt als Dezimalzeichen und ohne Tausendertrennzeichen. XRechnung-Beträge sind genau so geschrieben. Würden Sie 159.80 als Text in deutsches Excel einfügen, läse es den Punkt womöglich als Tausendertrennzeichen oder als Datum; als echte Zahl gespeichert, zeigt Excel 159,80. Werte mit führender Null, mehr als 15 Stellen oder einem Komma bleiben Text; die Ergebniszeile zählt die umgewandelten Zellen.

Hinweise zu XRechnung und ZUGFeRD

Eine XRechnung gibt es in zwei Syntaxen. In UBL stehen die Positionen in cac:InvoiceLine, in CII (Cross Industry Invoice) in ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem. Tragen Sie in das Feld nur den Namen ohne Präfix ein, also InvoiceLine oder IncludedSupplyChainTradeLineItem. Bei ZUGFeRD und Factur-X steckt die XML-Datei im PDF; dieses Werkzeug liest nur das XML selbst, das Sie zuerst aus dem PDF speichern müssen.

Anhänge sind oft als langer Base64-Text eingebettet. Eine Excel-Zelle fasst höchstens 32.767 Zeichen, solche Werte werden an dieser Grenze gekürzt und in der Ergebniszeile gezählt. Mehrere Rechnungen führen Sie zusammen, indem Sie sie einzeln umwandeln und die Zeilen in Excel untereinander einfügen, jeweils ohne Kopfzeile.

Häufige Fragen

Wie öffne ich eine XRechnung in Excel?

Öffnen Sie die XML-Datei der Rechnung im Editor, kopieren Sie den gesamten Inhalt und fügen Sie ihn hier in das linke Feld ein. Tragen Sie in das Feld „Element, das eine Zeile ergibt“ InvoiceLine ein (bei CII-Syntax IncludedSupplyChainTradeLineItem). Mit „Herunterladen“ erhalten Sie eine .xlsx-Datei, die Excel per Doppelklick öffnet.

Warum kann ich die Beträge in Excel nicht summieren?

Standardmäßig werden Werte als Text geschrieben, damit Nummern und Postleitzahlen erhalten bleiben. Stellen Sie „Werte, die wie Zahlen aussehen“ auf „Punkt-Dezimalzahlen als Zahl“ und laden Sie erneut herunter; Beträge wie 159.80 werden zu Zahlen, die deutsches Excel als 159,80 zeigt.

Kann ich mehrere XML-Dateien in einer Tabelle zusammenführen?

Das Werkzeug nimmt jeweils ein XML. Wandeln Sie die Dateien nacheinander um, öffnen Sie die erste in Excel und fügen Sie die Zeilen der übrigen darunter ein, jeweils ohne Kopfzeile. Dateien aus demselben System ergeben dieselben Spalten in derselben Reihenfolge.

Werden meine Rechnungsdaten an einen Server gesendet?

Nein. Das XML wird in Ihrem Browser gelesen und die Excel-Datei dort erzeugt. Rechnungsdaten, Steuernummern und Beträge verlassen diese Seite nicht und werden nicht gespeichert. Nach dem Laden der Seite funktioniert die Umwandlung auch offline.