CSV in XLSX

So funktioniert es

Wählen Sie eine oder mehrere CSV-Dateien, prüfen Sie die beiden Einstellungen und drücken Sie Umwandeln; jede Datei kommt als eigene .xlsx zurück, die Sie aus der Liste herunterladen. Das Trennzeichen wird aus der Datei selbst ermittelt: Semikolon, Komma und Tabulator werden außerhalb von Anführungszeichen gezählt, und es gewinnt der Kandidat, der in jeder Zeile gleich oft vorkommt — so wird ein Komma innerhalb einer Adresse nicht für einen Spaltentrenner gehalten. Anführungszeichen werden nach RFC 4180 gelesen, ein Trennzeichen oder ein Zeilenumbruch innerhalb der Anführungszeichen bleibt also Teil des Werts. Der eigentliche Gewinn der Umwandlung: In einer XLSX steht der Typ jeder Zelle in der Datei selbst, Excel muss beim Öffnen nichts mehr raten. Werte mit führender Null und Ziffernfolgen von mehr als 15 Stellen werden absichtlich als Textzelle geschrieben — so überstehen Telefonnummern, Postleitzahlen, Kundennummern und IBANs die Umwandlung unverändert. Das Komma gilt hier als Dezimalzeichen, aus 12,5 wird also eine Zahl, mit der Excel rechnet. Leere Zellen behalten ihre Position, Spalten verrutschen nicht. Ihre Datei wird nicht hochgeladen; die Arbeitsmappe entsteht auf Ihrem eigenen Gerät.

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Was ist CSV?

Eine CSV-Datei ist eine Tabelle als reiner Text: eine Zeile je Datensatz, ein Trennzeichen zwischen den Zellen, sonst nichts. Unbequem macht sie alles, was nicht darin steht — die Datei nennt weder ihre Zeichenkodierung noch das Trennzeichen noch den Typ einer einzelnen Zelle. Jedes Programm, das sie öffnet, muss alle drei erraten. Deshalb kann dieselbe Datei in einem Programm sauber und im nächsten mit zerhackten Umlauten erscheinen, obwohl sich an der Datei nichts geändert hat.

Was ist XLSX?

XLSX ist seit 2007 das Arbeitsmappenformat von Excel. Es sieht aus wie ein einzelnes Dokument, ist aber ein ZIP-Archiv: Benennen Sie es in .zip um, finden Sie darin XML-Teile für das Tabellenblatt, die Zellwerte und die Zahlenformate, jeder Teil ausdrücklich beschrieben. Weil der Typ jeder Zelle in der Datei steht, bleibt beim Öffnen nichts zu raten, und der Text ist immer Unicode — Umlaute und ß sehen auf jedem Rechner gleich aus. Genau deshalb lässt sich eine Arbeitsmappe auch ohne installiertes Excel erzeugen, so wie auf dieser Seite.

Was ist der Unterschied zwischen CSV und XLSX?

CSV trägt Werte; XLSX trägt Werte und dazu die Anleitung, wie sie zu lesen sind. In einer CSV ist weder die Kodierung noch das Trennzeichen noch der Typ einer Zelle festgehalten, also entscheidet das öffnende Programm — und eine falsche Entscheidung schreibt Ihre Daten still um. Eine XLSX hält all das im Paket fest und trägt zusätzlich, was eine Textdatei überhaupt nicht kann: mehrere Tabellenblätter, Formeln, Zahlenformate, Spaltenbreiten. Exportieren Sie nach CSV, wenn ein anderes System die Daten liest; wandeln Sie in XLSX um, wenn ein Mensch die Datei in Excel öffnet und sie bei allen gleich aussehen soll. Auch im Aufbau liegt der Unterschied offen: Eine CSV ist eine Textdatei, die Sie im Editor lesen können, eine XLSX ein komprimiertes Paket aus XML-Teilen.

Warum Excel eine CSV beim Doppelklick beschädigt

Ein Doppelklick auf eine .csv übergibt Excel eine Datei, die nichts über sich selbst sagt. Excel rät die Zeichenkodierung und das Trennzeichen, und wenn eine dieser Vermutungen danebenliegt, werden Umlaute zu ü und ß oder die ganze Zeile landet in einer einzigen Zelle. Diese Fehler sehen Sie wenigstens sofort.

Der Schaden, den Sie nicht sehen, ist der numerische. Excel behält nur 15 signifikante Stellen, eine 16-stellige Karten- oder Mitgliedsnummer kommt also mit Nullen am Ende zurück; lange Werte zeigt es als 1,23E+15 an; und aus 0071 wird 71. Wird die Datei in diesem Zustand gespeichert, ist der Verlust dauerhaft, denn die ursprünglichen Ziffern stehen nicht mehr in der Arbeitsmappe.

Dieses Werkzeug legt den Zelltyp fest, bevor Excel dazu kommt, und schreibt solche Werte als Textzellen. Was Sie exportiert haben, öffnen Sie auch.

Zahl oder Text: welche Einstellung passt zu Ihrer Datei?

Bleiben Sie bei "In Zahlen umwandeln", wenn die Spalten Beträge, Mengen oder Messwerte enthalten, mit denen Sie rechnen wollen. Diese Zellen werden echte Zahlen, Excel kann sie ohne Zwischenschritt summieren, mitteln und in ein Diagramm nehmen. Die Ergebniszeile nennt die Zahl der umgewandelten Zellen; liegt sie deutlich unter Ihrer Erwartung, prüfen Sie zuerst das Trennzeichen.

Wählen Sie "Als Text übernehmen", wenn die Ziffern Kennzeichen und keine Mengen sind — Artikelnummern, Bestellnummern, Barcodes, Telefonnummern. Dann wird nichts umgewandelt und jedes Zeichen bleibt so stehen, wie es geschrieben wurde.

Eine Grenze sollten Sie vorher kennen. Das Komma gilt als Dezimalzeichen, deutsche Schreibweisen wie 12,5 oder 1234,56 werden also korrekt zu Zahlen. Ein einzelner Punkt zwischen Ziffern gilt aber ebenfalls als Dezimalzeichen: Aus dem Tausenderpunkt in 12.500 wird die Zahl 12,5, der Wert also tausendfach kleiner. Steht beides in einem Wert, wie in 1.234,56, bleibt die Zelle Text, weil die Datei nicht sagt, welches der beiden Zeichen das Dezimalzeichen ist. Für Spalten mit Tausenderpunkt ist "Als Text übernehmen" die Versicherung.

• Beträge, Mengen, Messwerte → In Zahlen umwandeln
• Artikel-, Kunden- und Telefonnummern → Als Text übernehmen
• Zahlen mit Tausenderpunkt (12.500) → Als Text übernehmen, sonst wird daraus 12,5

Der Unterschied im Einzelnen: Format, Inhalt, Größe

Beide Formate können dieselbe Tabelle tragen, sie speichern aber nicht dasselbe. Eine CSV ist reiner Text: Öffnen Sie sie im Editor, und Sie lesen jeden Wert mit eigenen Augen, denn darin stehen nur die Werte und das Zeichen zwischen ihnen. Eine XLSX ist ein ZIP-Paket, und darin liegen XML-Teile, die das Tabellenblatt, die Zellwerte und den Typ jeder einzelnen Zelle getrennt beschreiben. Im Editor geöffnet ergibt dieselbe Datei Zeichensalat — nicht weil sie beschädigt wäre, sondern weil sie nie Text war.

Die Größe folgt aus diesem Aufbau. Eine Beispieltabelle mit 200 Zeilen und 5 Spalten belegt als CSV etwa 8 KB; die XLSX, die diese Seite daraus schreibt, liegt bei etwa 7 KB. Jede Zelle steckt in XML-Tags, das rohe Paket käme also auf knapp 70 KB — die Dateien im Paket werden aber mit der ZIP-eigenen Komprimierung geschrieben, und die immer gleichen Tags schmelzen dabei zusammen. Je größer die Tabelle, desto größer der Gewinn: Eine CSV mit 50.000 Zeilen ergäbe unkomprimiert 18 MB und kommt auf 1,3 MB.

Also: Eine CSV trägt die Daten, eine XLSX trägt die Daten und die Anleitung zum Lesen. Das eine ist zum Weitergeben gedacht, das andere zum Arbeiten.

• Format → CSV ist reiner Text; XLSX ist ein ZIP-Paket aus XML-Teilen
• Zelltyp → in der CSV nicht festgehalten, das öffnende Programm rät; in der XLSX je Zelle deklariert
• Formeln → die CSV hält nur das letzte Ergebnis; die XLSX behält die Formel, Excel rechnet sie neu
• Tabellenblätter → eine Tabelle je CSV; mehrere Blätter in einer XLSX
• Formatierung → Schriftart, Farbe, Spaltenbreite und verbundene Zellen gibt es nur in der XLSX
• Umlaute → die CSV nennt ihre Kodierung nicht; XLSX-Text ist immer Unicode
• Größe → dieselbe Tabelle mit 200 Zeilen: rund 8 KB als CSV, rund 7 KB als XLSX von dieser Seite
• Einsatz → CSV für Import, Buchhaltung und Datenbanken; XLSX zum Rechnen und Weitergeben

Häufige Fragen

Bleiben führende Nullen erhalten?

Ja. Ein Wert, der mit einer Null beginnt, wird absichtlich als Textzelle geschrieben; 007 und eine Nummer, die mit 0049 anfängt, bleiben vollständig. Derselbe Schutz gilt für jede Ziffernfolge mit mehr als 15 Stellen, die Excel sonst runden würde.

Warum zeigt Excel lange Nummern als 1,23E+15?

Weil es sie als Mengen behandelt, nur 15 signifikante Stellen behält und den Rest in wissenschaftlicher Schreibweise anzeigt. Kartennummern, IBANs und lange Kundennummern sind Kennzeichen und keine Mengen, deshalb schreibt dieses Werkzeug sie als Text und jede Ziffer bleibt lesbar.

Entsteht eine Arbeitsmappe mit mehreren Tabellenblättern?

Nein. Jede CSV wird zu einer Arbeitsmappe mit einem einzigen Tabellenblatt, denn das CSV-Format kennt keine Blätter. Wählen Sie mehrere CSV-Dateien, erhalten Sie mehrere .xlsx-Dateien, eine je Eingabe; zusammengeführt wird nichts.

Wird 1.234,56 in eine Zahl umgewandelt?

Nein, dieser Wert bleibt Text. Punkt und Komma kommen beide vor, und die Datei sagt nicht, welches Zeichen das Dezimalzeichen ist; eine falsche Vermutung würde den Wert um den Faktor tausend verschieben. Entfernen Sie den Tausenderpunkt, wenn mit der Spalte gerechnet werden soll.

Wird meine Datei irgendwohin hochgeladen?

Nein. Das Lesen des Textes, das Zerlegen der Zeilen und das Packen des XLSX-Pakets geschehen in Ihrem Browser. Die Datei verlässt Ihr Gerät nicht, und das Werkzeug arbeitet auch ohne Internetverbindung weiter.

Soll ich meine Daten als CSV oder als XLSX aufbewahren?

Fragen Sie, wer die Datei als Nächstes öffnet. Daten, die an ein anderes Programm, eine Importmaske oder eine Datenbank gehen, bleiben besser CSV, denn reinen Text liest jedes System. Eine Tabelle, die ein Mensch öffnet, mit der gerechnet oder die formatiert wird, gehört in eine XLSX: Dort sind Zelltyp, Formel und Layout Teil der Datei. Beide Fassungen zu behalten ist auch kein Fehler, es kostet nur Speicherplatz.