Was ist der Unterschied zwischen CSV und XLSX?
Worin sich die beiden Tabellenformate unterscheiden und wie der Wechsel gelingt
Im Händlerportal steht "Laden Sie Ihre Artikelliste als CSV hoch", Sie haben aber eine in Excel gebaute .xlsx-Datei mit farbigen Überschriften und einer Summenzeile. Oder ein Programm hat Ihnen eine .csv-Datei ausgegeben, und Sie möchten daraus eine ordentliche Tabelle machen, bevor Sie sie an eine Kollegin weitergeben. Beide Dateien öffnen sich in Excel, beide sehen aus wie Tabellen. Wo also liegt der Unterschied?
Der Unterschied liegt darin, wie viel von der Datei erhalten bleibt. XLSX speichert die ganze Arbeitsmappe: Blätter, Formeln, Farben, Spaltenbreiten. CSV speichert nur die Werte in den Zellen, als reinen Text mit einem Trennzeichen dazwischen. Beim Wechsel von XLSX zu CSV bleibt also bewusst etwas zurück. Dieser Artikel zeigt, was zurückbleibt, wann das ein Problem ist und wann genau das gewünscht ist.
Was beim Speichern bleibt und was verschwindet
Das Schaubild unten zeigt eine Bürobedarfsliste über drei Monate: ein Blatt pro Monat, eine fette, farbige Überschriftenzeile und unten eine Formel, die die Summe bildet. Speichern Sie dieselbe Datei als CSV, bleibt der reine Text rechts übrig.
Zwei Punkte übersieht man leicht. Erstens landet nur das Blatt in der CSV, das in diesem Moment geöffnet ist. Excel weist beim Speichern in einem Dialog darauf hin, doch der wird schnell weggeklickt, und dass die anderen Monate fehlen, fällt oft erst Tage später auf. Zweitens steht in der Summenzelle keine Formel mehr, sondern nur das Ergebnis zum Zeitpunkt des Speicherns: 790. Ändern Sie danach einen Betrag, rechnet die Summe nicht mehr mit.
Was aus jedem Teil Ihrer Arbeitsmappe in der CSV wird
Enthält Ihre Datei eines der folgenden Elemente, entscheiden Sie vor dem Wechsel zu CSV, ob es für Sie wichtig ist. Die dritte Spalte erleichtert die Entscheidung, indem sie fragt, wer die Datei lesen wird.
| In der Arbeitsmappe | Nach dem Speichern als CSV | Ein Problem? |
|---|---|---|
| Mehrere Tabellenblätter | Nur das geöffnete Blatt bleibt | Ja; die übrigen Blätter einzeln speichern |
| Formel (etwa =SUMME) | Das Ergebnis beim Speichern wird zum festen Wert | Ja, wenn sich die Daten noch ändern |
| Fettdruck, Farbe, Rahmen | Vollständig weg | Für Menschen ja, für Programme nein |
| Verbundene Zellen | Der Wert bleibt in der ersten Zelle, die übrigen werden leer | Verbundene Überschriften bringen Spalten durcheinander |
| Spaltenbreite, fixierte Zeilen, Filter | Weg | Nein; das öffnende Programm richtet sich selbst ein |
| Diagramme, Bilder, Kommentare | Weg | Ja, wenn Sie einen Bericht erstellen |
| Zellwerte | Vollständig erhalten | Nein; das sind die eigentlichen Daten |
Warum besteht ein System auf CSV?
Shop-Backends, Dienste für Serien-SMS und Newsletter, Kontaktimporte und die Massenimporte von Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogrammen verlangen meist CSV. Der Grund ist einfach: Diese Systeme betrachten keine Tabelle, sie lesen Daten Zeile für Zeile. Farben, Formeln oder ein zweites Blatt bedeuten ihnen nichts, die Schlichtheit von CSV sorgt dagegen dafür, dass die Datei gleich gelesen wird, egal welches Programm sie geschrieben hat.
Stoßen Sie auf einen solchen Import, laden Sie am sichersten die angebotene Musterdatei herunter (oft ein Link wie "Vorlage herunterladen") und tragen Ihre Daten dort ein. Benennen Sie die Spaltenüberschriften nicht um, ändern Sie ihre Reihenfolge nicht und lassen Sie keine Leerzeilen: Das System erkennt Spalten meist am Namen oder an der Position. Wird der Import abgelehnt, sehen Sie sich die Zeilennummer in der Fehlermeldung an; der Fehler steckt fast immer in einer Zelle dieser Zeile.
So speichern Sie in Excel richtig als CSV
Wechseln Sie zuerst auf das Blatt mit den Daten, die Sie hochladen möchten, denn nur dieses Blatt kommt in die CSV. Wählen Sie dann Datei > Speichern unter und in der Liste Dateityp den Eintrag "CSV (Trennzeichen-getrennt)". Steht in der Liste zusätzlich ein Eintrag, der mit "CSV UTF-8" beginnt, und enthalten Ihre Daten Umlaute oder ß, nehmen Sie lieber diesen.
Nach dem Klick auf Speichern meldet Excel unter Umständen zweierlei: dass nur das aktuelle Arbeitsblatt gespeichert wird und dass einige Funktionen verloren gehen können. Beides sind erwartbare Hinweise. Aufpassen müssen Sie danach: Ab diesem Moment ist die geöffnete Datei eine CSV, und jede Formatierung, die Sie noch hinzufügen, geht beim Schließen verloren. Erzeugen Sie die CSV deshalb immer als Kopie Ihrer XLSX-Datei und speichern Sie Ihre eigentliche Arbeit weiter als .xlsx.
Ist Excel nicht installiert oder wollen Sie mehrere Blätter auf einmal trennen, erledigt das Werkzeug XLSX in CSV dieselbe Arbeit im Browser: Standardmäßig wandelt es das erste Blatt um, mit der Option für alle Blätter lädt es jedes Blatt als eigene, nach ihm benannte CSV herunter. In Google Tabellen finden Sie unter Datei > Herunterladen eine .csv-Option.
Umgekehrt: Wann eine CSV zur XLSX werden sollte
Eine CSV, die aus einem Programm kommt und in ein anderes geht, sollte bleiben, wie sie ist; eine Umwandlung dazwischen ist nur ein zusätzlicher Schritt. Liest aber ein Mensch die Datei, wird damit gerechnet oder geht sie per E-Mail an jemanden, macht die Umwandlung in XLSX vieles leichter: Beim Doppelklick stehen die Spalten an der richtigen Stelle, Zahlenzellen lassen sich sofort summieren, und Formeln und Farben können ergänzt und gespeichert werden.
Das Werkzeug CSV in XLSX erkennt das Trennzeichen aus der Datei und lässt Codes mit führender Null als Text stehen. Sehen Sie beim Öffnen einer CSV in Excel zerfallene Umlaute oder verschwundene führende Nullen, finden Sie Ursache und Abhilfe in einem eigenen Ratgeber.
Warum Umlaute in CSV-Dateien zerfallen und wie Sie das beheben →
Bei sehr vielen Zeilen: die Obergrenze von Excel
Eine CSV-Datei hat selbst keine Zeilenbegrenzung; ein Export aus einer Datenbank kann Millionen Zeilen umfassen. Ein einzelnes Excel-Arbeitsblatt fasst dagegen höchstens 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Öffnen Sie eine größere CSV in Excel, wird die Datei nicht vollständig geladen: Zeilen jenseits der Grenze erscheinen nicht, und speichern Sie die Datei in diesem Zustand, sind sie verloren.
Die Umwandlung in XLSX hilft hier nicht, denn dieselbe Obergrenze gilt für ein XLSX-Blatt. Sehr große Daten sollten entweder CSV bleiben oder vorher aufgeteilt werden. Das Werkzeug CSV-Datei aufteilen zerlegt die Datei in Stücke mit der von Ihnen gewählten Zeilenzahl und kann die Überschriftenzeile in jedes Stück übernehmen, sodass sich jeder Teil einzeln in Excel öffnen lässt.
Microsoft: Excel-Spezifikationen und -Beschränkungen →
Häufige Fragen
Gehen Formeln verloren, wenn ich XLSX als CSV speichere?
Die Formel selbst geht verloren, ihr Ergebnis bleibt. CSV schreibt den Wert, der beim Speichern in der Zelle steht, und dieser Wert ändert sich nicht mehr, wenn Sie später die Ausgangszellen anpassen. Sollen die Formeln weiterarbeiten, bewahren Sie Ihre Hauptdatei als XLSX auf.
Ich habe als CSV gespeichert, Farben und andere Blätter sind weg. Bekomme ich sie zurück?
Aus der CSV-Datei nicht; diese Angaben wurden nie hineingeschrieben. Gibt es Ihre ursprüngliche XLSX-Datei noch, arbeiten Sie dort weiter. Deshalb sollte eine CSV immer als Kopie entstehen und nie das Original überschreiben.
Ein System verlangt CSV. Welche Option wähle ich in Excel?
Wählen Sie unter Datei > Speichern unter als Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt)" oder, falls vorhanden, den Eintrag, der mit "CSV UTF-8" beginnt. Verlangt der Import ein bestimmtes Trennzeichen oder eine bestimmte Kodierung, vergleichen Sie Ihre Datei mit der Musterdatei aus der Hilfe.
Kann ich mehrere Blätter in einer CSV-Datei zusammenfassen?
Nein, eine CSV enthält genau eine Tabelle. Haben die Blätter dieselben Spalten, können Sie sie zuerst in Excel auf einem Blatt untereinander zusammenführen und dann speichern; sonst braucht jedes Blatt eine eigene CSV. Das Werkzeug XLSX in CSV liefert alle Blätter auf einmal als getrennte Dateien.
Was ist kleiner, CSV oder XLSX?
Das hängt ab. XLSX ist intern ein komprimiertes Paket und kann große Tabellen deshalb platzsparender speichern als CSV; bei sehr kleinen Tabellen kann der Eigenbedarf des Pakets die Datei größer machen. Entscheiden Sie nach dem Ziel der Datei, nicht nach ihrer Größe.
Zuletzt aktualisiert: 12. Oktober 2026