Convertir un archivo de Excel a PDF

Cómo funciona

Toque o haga clic en el recuadro y elija su archivo de Excel; se aceptan .xlsx, .xlsm, .xls y .csv, y puede seleccionar varios archivos a la vez. La herramienta lee cada hoja del libro, salta las vacías y coloca las demás en orden dentro del PDF; si el libro tiene varias hojas, cada una empieza con su nombre en una página nueva. Las columnas se reparten por igual en el ancho de la hoja, así que una tabla que en Excel se sale por la derecha no se corta en el PDF: una tabla de gastos de 12 columnas cabe en el ancho de una hoja A4 horizontal a 8 puntos, y el texto largo de una celda se parte en varias líneas dentro de su celda. Los ajustes «Automático» deciden por usted: hasta 6 columnas, página vertical y 10 puntos; con más columnas, página horizontal y entre 9 y 6 puntos según cuántas haya. Las celdas se escriben con el texto que muestra Excel: una fecha, un porcentaje o un monto conservan su formato y de las fórmulas se escribe el resultado. El papel por omisión en esta página es A4; si usted está en México o en otro país que usa papel carta, elija «Carta (Letter)». La línea de resultado indica el número de páginas, el número de hojas y las filas × columnas de la tabla más ancha. Su archivo no sale de su dispositivo.

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¿Qué es XLSX?

XLSX es el formato de libro de Excel desde la versión 2007. Aunque parece un archivo único, en realidad es un paquete ZIP con archivos XML dentro: cada hoja de cálculo va en su propio archivo, y los valores de las celdas y sus formatos de número y fecha se guardan por separado. Esta herramienta abre ese paquete en su dispositivo, lee el texto que cada celda muestra en Excel y lo escribe en el PDF; pasan los resultados, no las fórmulas. También lee el antiguo .xls (Excel 97-2003) y el .xlsm con macros: las macros no se ejecutan, solo se toman las celdas. El formato .ods de LibreOffice no se acepta; guarde antes el archivo en formato de Excel.

¿Qué es Hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es cada una de las pestañas que aparecen en la parte inferior de la ventana de Excel; un libro puede tener varias (Ingresos, Gastos, Resumen, por ejemplo). Al convertir a PDF esa separación se conserva: cada hoja con contenido empieza con su nombre en una página nueva, las pestañas vacías se saltan y la línea de resultado indica cuántas hojas se procesaron. Si solo quiere una pestaña en el PDF, en lugar de borrar las demás en Excel, copie esa pestaña a un libro nuevo y guárdelo; la herramienta siempre coloca el libro completo.

¿Cuál es la diferencia entre Excel y PDF?

Un archivo de Excel es una tabla viva: las fórmulas se recalculan, el ancho de las columnas depende de la pantalla de quien lo abre, si no hay área de impresión definida la tabla se sale del papel por la derecha, y sin Excel el archivo ni siquiera se abre. Un PDF es un diseño de página fijo: se ve igual en todos los dispositivos, los valores no cambian y el teléfono o el navegador lo abren sin ningún programa extra. Esta herramienta vuelca la tabla en la hoja y deja el texto seleccionable; pero la tabla del PDF ya no calcula nada, el formato de las celdas (colores, bordes, celdas combinadas) no se traslada y el ancho de las columnas se reparte por igual, no como en Excel.

¿Por qué la tabla cabe en el ancho de una página y qué se pierde?

El problema más común al guardar un PDF desde el propio Excel es que la tabla se sale por la derecha y las columnas acaban repartidas en la segunda y tercera página. Esta herramienta nunca divide las columnas: reparte el ancho de la hoja entre todas por igual y el texto que no cabe se parte en varias líneas dentro de su celda. Cuantas más columnas, más pequeña es la letra y antes gira la página a horizontal; incluso una tabla de 20 columnas cabe en el ancho de una A4 horizontal a 6 puntos, aunque se lee con dificultad. Con una tabla así conviene borrar en Excel las columnas que sobran, no ocultarlas: las columnas ocultas también se escriben.

No se trasladan: el color de las celdas, los bordes, las celdas combinadas (el texto queda en la celda superior izquierda y el resto del área aparece vacío), los gráficos, las imágenes y los comentarios. El ancho de las columnas es igual para todas, así que una columna de una sola letra ocupa lo mismo que una columna de descripciones largas. El tope es de 5000 filas por hoja; una lista más larga se corta y la línea de resultado lo indica. Fechas, porcentajes, montos y separadores de miles se escriben como Excel los muestra; una fecha sin formato asignado sale como año-mes-día.

¿Qué ajuste conviene en cada caso?

Los ajustes automáticos bastan para la mayoría de las tablas: una lista de facturas, una hoja de calificaciones o una tabla de gastos se coloca en vertical hasta 6 columnas y en horizontal a partir de 7. Elija «Horizontal» a mano cuando la tabla tiene 5 o 6 columnas pero celdas con texto largo (direcciones, descripciones): así el texto se parte menos. Elija «Vertical» a mano para una lista larga de dos o tres columnas: en horizontal se desperdicia media página y en vertical el número de páginas baja a la mitad. Reducir el tamaño de letra mete más filas y columnas en cada página; 7 puntos aún se lee impreso, pero en la pantalla del teléfono habrá que ampliar.

El tamaño de papel sigue el idioma de la página (en esta página, A4); si usted está en México, Estados Unidos o en otro país que imprime en papel carta, elija «Carta (Letter)». También se acepta un archivo .csv: el separador (coma o punto y coma) se detecta solo, pero como el CSV no guarda formatos, las fechas y los montos salen tal como están escritos en el archivo. Un archivo protegido con contraseña o en formato ODS no se abre; quite la contraseña en Excel y guárdelo como .xlsx. Si después necesita reducir el peso del PDF, pase el archivo descargado por la herramienta de comprimir PDF.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago que una tabla de Excel quepa en una sola página del PDF?

Esta herramienta nunca parte las columnas en una segunda página: todas caben en el ancho de la hoja, y con una tabla ancha la página gira a horizontal y la letra se reduce. Si sobran filas, la tabla continúa hacia abajo en las páginas siguientes; para reducir el número de páginas, baje el tamaño de letra a 8 o 7 puntos. A diferencia del ajuste «ajustar a una página» de Excel, la tabla nunca se encoge hasta ser ilegible: 6 puntos es el mínimo.

¿Qué pasa con un libro que tiene varias hojas?

Cada hoja con contenido se coloca en una página nueva del PDF, encabezada con el nombre de la pestaña; el orden es el de las pestañas en Excel y las vacías se saltan. La línea de resultado indica cuántas hojas se procesaron. Si solo quiere una pestaña, cópiela a un libro aparte y guárdelo antes de convertir.

¿Las fechas y los montos salen bien en el PDF?

Cada celda se escribe con el mismo texto que muestra Excel en pantalla: la fecha, el porcentaje y el monto conservan el formato que tienen en el archivo, y de las fórmulas pasa el resultado calculado. Una fecha sin formato asignado sale como año-mes-día; en un archivo .csv, como no hay formatos, los valores aparecen tal como están escritos. Una columna estrecha que en Excel se ve como «#####» se escribe en el PDF con su valor completo.

¿Mi archivo se sube a algún servidor?

No. Su archivo de Excel no sale de su dispositivo: abrir el paquete, leer las celdas y escribir el PDF ocurre por completo dentro de su navegador. Eso importa con una nómina, una lista de clientes o un presupuesto; con la página ya abierta, la conversión funciona incluso sin conexión a Internet.