De XLSX a CSV

Cómo funciona

Elija su archivo en el recuadro: además de .xlsx y .xlsm se leen el antiguo .xls y el .ods de LibreOffice. Elija el separador, las hojas que se convertirán y la escritura de fechas y números, y pulse el botón de conversión. La herramienta abre el libro dentro de su navegador y lee las celdas una a una. En una celda con fórmula no pasa la fórmula, sino el resultado que la hoja de cálculo calculó por última vez y guardó en el archivo. Las fechas están guardadas como números; la herramienta mira el formato de la celda y las escribe según su elección — el valor por omisión sigue el idioma de esta página, porque el orden de una fecha es una regla local y no una traducción. Con «todas las hojas», cada hoja se descarga como un CSV aparte y su nombre entra en el del archivo: presupuesto.xlsx da presupuesto-Enero.csv, presupuesto-Febrero.csv. Las celdas vacías conservan su sitio: si las columnas A y C tienen datos, la columna B queda como campo vacío y nada se desplaza. Al comienzo de la salida se añade una marca UTF-8, sin la cual Excel muestra mal las tildes y la eñe.

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¿Qué es XLSX?

Un archivo XLSX es un paquete comprimido en formato ZIP y no un documento de una sola pieza. Dentro hay fragmentos XML: uno por cada hoja de cálculo, uno con el depósito común de las cadenas de texto de las celdas, otro que describe los formatos de número y un conjunto de archivos de relaciones que indican qué fragmento es cuál. Cualquier programa capaz de descomprimir un archivo y leer XML puede por tanto abrir un libro sin tener Excel instalado, que es exactamente lo que hace esta página. Su antecesor, el .xls, es un formato binario que carece de esa estructura y no se abre de la misma manera; esta herramienta lo lee con un lector aparte, así que la diferencia le resulta invisible.

¿Qué es CSV?

El CSV escribe una sola tabla como líneas de texto plano y conserva únicamente el núcleo de lo que guarda un libro de cálculo: los valores de las celdas. No hay sitio en él para una segunda hoja, ni para una fórmula, una tipografía, un color de fondo, un rango combinado, una gráfica o una altura de fila. Esa pobreza es también su alcance: programas de contabilidad, bases de datos, herramientas de estadística y casi cualquier pantalla de importación aceptan CSV, y un archivo escrito hoy seguirá abriéndose en programas escritos dentro de varias décadas. Su único punto de fricción es el separador, que en la práctica no queda fijado por la norma.

¿Qué es separador de listas?

El separador de listas es el carácter que una hoja de cálculo coloca entre dos valores de una misma fila, y no lo elige el archivo sino las opciones regionales del sistema que lo abre. La regla es simple: no puede ser el mismo signo que el separador decimal. Donde el punto separa los decimales, la coma separa los valores; donde la coma separa los decimales, el punto y coma separa los valores. Esa es la única razón por la que un CSV perfectamente válido aparece a veces entero dentro de la columna A: el archivo no está dañado, se está leyendo con la regla de otra región, y por eso el mismo archivo puede verse bien en un equipo y mal en el de al lado.

¿Qué es número de serie de fecha de Excel?

Excel no guarda las fechas como texto. Cuenta los días desde el 1 de enero de 1900, al que numera como 1, y deja la hora del día en la parte decimal: el 01.01.2024 que aparece en pantalla es en realidad el número 45292 visto a través de un formato de fecha. De ahí se siguen dos cosas. Cualquier herramienta que lea el archivo en crudo ve un número donde usted ve una fecha, y el único indicio para distinguirlos es la definición de formato asociada a la celda. Excel además trata 1900 como año bisiesto, cosa que no fue, de modo que el número de serie 60 corresponde a un día que nunca existió.

¿Qué diferencia hay entre XLSX y CSV?

Un libro de cálculo es un archivo de programa: varias hojas, fórmulas que se recalculan, formato, gráficas y notas, todo guardado como fragmentos separados dentro de un mismo paquete. Un CSV es la impresión de una sola tabla en texto plano: sin hojas, sin fórmulas, sin color. Pasar del primero al segundo es por tanto una simplificación de un solo sentido: los datos sobreviven, la presentación no. Eso es normalmente lo que se busca cuando el archivo va hacia un programa de contabilidad, una base de datos o una pantalla de importación, y no lo que se busca cuando alguien más tiene que seguir trabajando dentro de él. El peso se desprende del mismo hecho: la misma tabla casi siempre ocupa menos como CSV, porque nada en el archivo queda reservado para el formato, las fórmulas o la estructura de hojas.

Qué pasa al CSV y qué no puede pasar

El alcance es deliberadamente estrecho, porque un CSV es una tabla plana y un libro de cálculo no lo es. Lea la lista de abajo antes de juzgar el resultado: si su archivo depende de alguno de estos puntos, la pérdida está en el formato y no en la conversión.

Su archivo de origen nunca se modifica; se produce un .csv nuevo junto a él. Si no aparecen los datos que esperaba, compruebe en qué hoja están realmente.

• Pasa: el texto, los números y las fechas de la primera hoja, más el último resultado calculado de cada fórmula
• Pasa: .xlsx y .xlsm, además del antiguo .xls y los archivos .ods de LibreOffice y OpenOffice
• Pasa: todas las hojas del libro — cada una se convierte en su propio archivo CSV, porque un CSV lleva una sola tabla
• No pasa: tipografías, colores, celdas combinadas, formato condicional, ancho de columnas
• No pasa: gráficas, imágenes, comentarios, macros y tablas dinámicas
• Se rechazan: los libros protegidos con contraseña — su contenido está cifrado y no se puede leer; quite la contraseña y vuelva a intentarlo

¿Qué separador conviene elegir?

Tome el que espera su propio Excel. Excel lee y escribe el CSV con el separador de listas que definen las opciones regionales del sistema, y ese separador va atado al separador decimal: donde la coma separa los decimales — el caso de España y de buena parte de Sudamérica — el separador de listas es el punto y coma; donde el separador decimal es el punto, como en México y en gran parte de Centroamérica, el separador de listas es la coma. Si le entrega un archivo separado por comas a un Excel configurado con punto y coma, la fila entera cae en una sola columna: no se rompió nada, el archivo simplemente se está leyendo con la regla equivocada. Si no sabe cuál rige en su equipo, mire una celda con decimales: el signo que ahí separa los decimales le dice el otro.

Elija la coma cuando el archivo va hacia un programa, una importación a base de datos o un servicio web en lugar de hacia una persona: la norma del CSV, RFC 4180, está escrita alrededor de la coma y la mayoría de los lectores automáticos la dan por supuesta.

Elija la tabulación cuando piense pegar el texto directamente en una hoja de cálculo. Tanto Excel como Google Sheets reparten en columnas un texto separado por tabulaciones en el momento de pegarlo.

Fechas, fórmulas, números y valores lógicos

Excel guarda las fechas como números: cuenta los días transcurridos desde el 1 de enero de 1900 y solo le muestra una fecha. Esta herramienta mira el formato de la celda; si ve un formato de fecha, escribe el número de serie con la escritura que haya elegido y añade la hora cuando la celda la lleva. El valor por omisión sigue el idioma de esta página, porque el orden de una fecha es una regla local: el mismo día se escribe 15/03/2023 en español y 03/15/2023 en Estados Unidos, y confundirlos estropea los registros sin avisar.

Las fórmulas no pueden viajar a un CSV, así que se usa el valor que Excel dejó guardado en su último recálculo. Si ese cálculo estaba en estado de error, el texto de error de la celda pasa al resultado tal como está.

Los números pasan tal como están guardados, con punto decimal; es lo que espera un programa o una base de datos. Si va a abrir la salida directamente en una hoja de cálculo que usa la coma decimal, ponga la escritura de números en coma. La tercera opción, como se ve en la hoja, escribe lo que muestra la celda: el signo de porcentaje, el símbolo de moneda y los decimales redondeados se conservan — bien para leer, no para calcular.

Las celdas de tipo lógico salen como TRUE y FALSE. La herramienta solo conoce la escritura localizada de esos dos valores en turco, inglés y alemán, así que en esta página se escribe la forma inglesa. Si su proceso espera VERDADERO y FALSO, sustituya las dos palabras después de importar.

¿Quedarse con el XLSX o pasar al CSV?

La respuesta depende de a dónde va el archivo. Un XLSX es un archivo de programa: las fórmulas se recalculan, varias hojas conviven, el formato sobrevive, y cada una de esas cosas es un fragmento XML aparte dentro del paquete. Un CSV es la impresión de una sola tabla en texto plano — sin hojas, sin fórmulas, sin color — y se lee igual en cualquier editor de texto y en cualquier sistema.

Esa pobreza compra alcance. Casi cualquier programa acepta un CSV, y la misma tabla ocupa menos espacio así, porque no queda nada reservado para el formato, las fórmulas o la estructura de hojas. Cuando los datos van hacia un programa de contabilidad, una base de datos o una pantalla de importación, eso es justamente lo que se busca.

Dicho de otro modo: el XLSX sirve para trabajar y el CSV para transportar. Conserve su archivo de origen: esta herramienta escribe un .csv nuevo al lado y nunca modifica el libro, así que las fórmulas y el formato siguen ahí si tiene que volver a ellos.

• Cargar datos en un programa de contabilidad o de facturación → CSV
• Importar a una base de datos, a una tienda en línea o a un servicio web → CSV
• Sumar, promediar, hacer gráficas → XLSX
• Un reporte con varias hojas → CSV si va a mover las hojas por separado, XLSX si seguirá trabajando con ellas juntas
• Si importan tipografías, colores y celdas combinadas → XLSX
• Si lo va a leer un programa viejo o mínimo → CSV, el texto plano no necesita soporte

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con un libro que tiene varias hojas?

Lo decide usted: por omisión solo se convierte la primera hoja y, con la opción «todas las hojas», cada una se descarga como un CSV cuyo nombre incluye el de la hoja. Las hojas nunca se juntan en un solo archivo, porque un CSV lleva una sola tabla.

¿Las fórmulas también pasan?

Pasan sus resultados, no las fórmulas mismas. Excel escribe en el archivo el último valor calculado de cada fórmula, así que la herramienta lee ese valor guardado y nunca tiene que recalcular nada.

¿Por qué algunas fechas salen como números?

Excel guarda la fecha como número de serie. Esta herramienta mira el formato de la celda y, si el formato dice fecha, escribe el número con la escritura elegida. Si la celda nunca se dio formato, en el archivo no queda señal de que sea una fecha y pasa el número en bruto.

¿Puedo convertir un archivo .xls antiguo?

Sí. Los archivos .xls antiguos y los .ods de LibreOffice se leen directamente; no hace falta abrirlos en Excel y volver a guardarlos. El único caso ilegible es el archivo protegido con contraseña.

¿Se aceptan los libros protegidos con contraseña?

No. El contenido de un libro protegido está cifrado: no hay ningún paquete legible dentro y la herramienta se detiene con un error en lugar de producir medio archivo. Quite primero la contraseña en Excel.

¿Mi archivo se sube a algún lado?

No. Abrir el paquete, leer el XML y escribir el CSV ocurre todo dentro de su navegador; el libro no llega a ningún servidor.

¿Las tildes y la eñe van a salir estropeadas?

No, siempre que abra el archivo tal como se produce. El CSV se escribe en UTF-8 y empieza con una marca de orden de bytes: es esa marca la que le indica a Excel que no lo lea con la tabla de caracteres del sistema, cosa que convertiría á en á y ñ en ñ. Si después vuelve a guardar el archivo desde otro programa, compruebe que conserve el UTF-8.

¿Un archivo CSV cuenta como archivo de Excel?

No. Un CSV es un formato de texto que Excel sabe abrir, lo que no lo convierte en un archivo de Excel: no guarda hojas, ni fórmulas, ni formato. Abra uno en Excel, añada colores y guarde: el archivo sigue siendo un CSV y todo lo que añadió desaparece al cerrarlo, que es lo que le dice la ventana de aviso. Para conservarlo, use Guardar como y elija el formato .xlsx.